Scoutingopdracht

SCOUTINGOPDRACHT 1

SYNTRA Hasselt

Organisator van evenementen

Peeters Daan

[pic 1]

Wie zijn de organisatoren?

KSA Diepenbeek is een jeugdbeweging gelegen in het centrum van Diepenbeek, en is toegankelijk voor jongens en meisjes vanaf 6jaar. Iedere zaterdagnamiddag tussen 14u00 en 19u00 zorgt een groep van een 20-tal leiders dat  hun 100 leden een spetterende namiddag beleven door allerhande activiteiten te organiseren.

Zoals de meeste jeugdbewegingen in Diepenbeek organiseert KSA Diepenbeek elke zomer een leuk 10-daags kamp en gaan ze per leeftijdcategorie ook nog 1keer per jaar op ledenweekend.

Wat organiseren ze?

Om dit allemaal te financieren organiseert de leiding een aantal evenementen om zo wat geld in het laadje te krijgen. Zo organiseert KSA Diepenbeek onderandere een van de grootste tentenfuiven in Limburg, namelijk Demerdance. De oudleiding organiseert elk jaar een bierquiz en de oudste groep leden neemt voor 1 avond het jeugdhuis “HEIZOE” over. Een eetdag mag natuurlijk niet op het lijstje ontbreken en daarom organiseert de leiding in samenwerking met de kamp-kookouders een heuse spaghetti-avond. De organisatie hiervan heb ik van achter de schermen mogen meevolgen.

Waar gaat dit door?

Zoals elk jaar gaat de spaghetti-avond door in zaal Terlogt  (Helstraat 22) in Diepenbeek. De zaal is groot genoeg om iedereen te kunnen ontvangen en de keuken is goed uitgerust om de maaltijden te bereiden. Buiten is een grote parking waar iedereen zijn auto terrecht kan. Als de kinderen het stilzitten aan tafel beu zijn en de ouders nog wat willen napraten, kunnen de kinderen terrecht op de grote speelweide met recent vernieuwde speeltuin aan de achterkant van het gebouw. Deze speelzone is omheind dus de kinderen kunnen niet zomaar de straat oplopen. Ook de sanitaire voorzieningen zijn meer dan voldoende om een eetdag te organiseren.

Wanneer gaat dit door?

De spaghetti-avond gaat zoals elk jaar door in de periode rond Allerheiligen, dit jaar was iedereen welkom op 22 oktober 2016 vanaf 18u00. Het einduur was zoals verwacht rond 22u00.

Voorbereidend werk

Omdat de Spaghetti-avond een jaarlijks evenement is, was een van de belangrijkste zaken al vastgelegd voordat ik deze scoutingopdracht kreeg. Namelijk het reserveren van de zaal. De leiding heeft er de gewoonte van gemaakt om na elke editie de zaal al vast te leggen voor het jaar nadien. Dan is de beschikbaarheid nog het grootst en moeten ze zich daar voor de rest geen zorgen meer over maken.

Een 8-tal weken voor het evenement was er een vergadering waar de leiding en een kleine delegatie van de kamp-kookouders op aanwezig was. Op deze vergadering werden de resterende voorbereidende taken verdeeld. Enkele van die taken waren; het bestellen van de groenten en het vlees voor de saus, onderleggers afhalen bij een sponsor, draagplateaus afhalen bij een bevriende vereniging,... Natuurlijk nam ook iemand de verantwoordelijkheid op zich om het Facebook-evenement aan te maken en om flyers te ontwerpen en af te drukken. De flyers werden aan de leden uitgedeeld zodat zij bij vrienden en familie reclame konden maken voor de spaghetti-avond.  Er werd een digitaal bestelformulier aangemaakt en dit werd aan de Facebook-pagina gekoppeld. Tijdens deze vergadering werd de prijs van de maaltijden besproken en ook de drankprijzen werden bekeken. Uit dit overleg is gebleken dat ze de prijzen van de vorige editie zouden houden. Er moest geen brouwer gecontacteerd worden omdat in het contract van het huren van een gemeentezaal is vastgelegd dat huurders verplicht zijn om drank van de zaal af te nemen. Natuurlijk heeft de gemeente een commissie op deze dranken.