Job Analysis

Store manager atau dalam bahasa Indonesia disebut manajer toko adalah orang yang memimpin sebuah toko yang umumnya membawahi beberapa orang staf dan pekerja. Manajer toko bertanggung jawab dan melapor kepada pemilik toko atau kepada direktur. Dalam kasus Carter Cleaning Company, store manager bertanggung jawab langsung kepada Jennifer. Jennifer sering mendapat jawaban dari para store manager bahwa mereka tidak tahu bahwa itu adalah tugas store manager, atau mereka sering menjawab saya tidak tahu kalau mereka harus menjalankannya seperti itu. Jennifer tahu, untuk memecahkan masalah ini diperlukan "job description" dan satu set "standards and procedures". Job description akan menjelaskan apa saja yang harus dikerjakan. Standards and procedures biasa disebut SOP (Standard Operating Procedures), akan menjelaskan bagaimana cara mengerjakannya.

Biasanya job description dan SOP tidak dicampur menjadi satu, tetapi berdiri sendiri-sendiri, karena job description adalah perincian (uraian) tugas dan tanggung jawab para staff yang berkaitan dengan jabatannya atau posisinya. Jadi job description dari seorang kasir berbeda dengan job description dari seorang kepala kasir, walaupun SOP-nya sama. Demikian juga job description dari store manager berbeda dengan job description dari para pelayan toko, tetapi SOP-nya sama.

Untuk membuat SOP dan job description, perlu diuraikan dan diperinci dahulu semua aktivitas toko tersebut. Lalu aktivitas-aktivitas yang berkaitan erat dimasukkan ke dalam 1 kelompok misalnya, menerima uang hasil penjualan, mengeluarkan uang untuk membayar pembelian barang, menyimpan uang, mencatat uang keluar dan masuk, dimasukkan ke dalam 1 kelompok, yaitu pekerjaan kasir. Lalu aktivitas menerima barang yang dibeli, mengeluarkan barang yang terjual, menyimpan persediaan barang, mencatat mutasi dan stok barang digabung dalam 1 kelompok, yaitu tugas staff gudang. Kelompok aktivitas tersebut membentuk struktur organisasi dari suatu toko. Struktur organisasi toko yang satu bisa berbeda dengan struktur organisasi toko yang lain, tergantung dari jenis usahanya, besar atau kecil toko tersebut dan strategi pemilik/ manajemen toko tersebut. Dari struktur organisasi toko tesebut dibuatlah job description untuk masing-masing jabatan, misalnya tugas seorang kasir ialah:

1. Menerima uang hasil penjualan barang

2. Membayar pembelian barang

3. Menyimpan uang toko

4. Membuat catatan uang keluar dan masuk

Supaya semua aktivitas toko berjalan dengan aman, lancar, effisien, dan seragam sesuai dengan kebijakan manajemen, maka perlu dibuat SOP, yang menjabarkan tata cara pelaksanaan aktivitas toko. Contoh SOP untuk kasir, adalah:

1. Setiap uang harus dibundel sesuai pecahan masing-masing

2. Setiap pengeluaran